Gestión de Clientes
Descripción, Propósito y Objetivo
NOTE
La vista de Gestión de Clientes es el módulo del ERP destinado a registrar y administrar las cuentas de los clientes corporativos o personas naturales que contratan los servicios de la organización.
Un Cliente es la contraparte comercial de la organización. La plataforma permite almacenar una ficha exhaustiva de cada cliente clasificada en datos básicos (contacto, identificación), datos fiscales (tipo de persona, responsabilidad fiscal, compañía responsable del grupo), información de pago (términos y divisa), y detalles de facturación y envío postal.
El objetivo de esta vista es centralizar la gestión de las cuentas comerciales de la organización, facilitando la facturación, los despachos físicos y la trazabilidad de los proyectos vinculados a cada cliente.
Contexto de Uso
Este módulo es utilizado por el equipo comercial, contable y administrativo para:
- Dar de alta nuevos clientes: Registrar la ficha comercial completa antes del inicio de cualquier proyecto.
- Definir términos de pago y facturación: Establecer la moneda de cobro, plazos de pago (ej. 30 días neto) e información tributaria (responsabilidad fiscal).
- Gestionar direcciones postales: Registrar de forma separada la dirección física de facturación y la dirección física de envío de entregables o hardware.
- Integración y auditoría: Mantener actualizadas las redes sociales (X, Facebook) y sitios web corporativos de los clientes.
Acciones Posibles
1. Consultar y Buscar Clientes
Permite visualizar la lista de clientes registrados en una tabla detallada que incluye el nombre de contacto, compañía, sufijo, NIT/documento, sitio web y divisa. La barra de búsqueda superior permite realizar búsquedas en tiempo real.
[Imagen ilustrativa: Listado General de Clientes]
2. Agregar un Nuevo Cliente
Para incorporar un cliente al sistema:
- Haga clic en el botón "Agregar cliente" en la parte superior derecha del panel.
- Complete el formulario estructurado en las siguientes secciones obligatorias:
- Información Básica:
- Nombre de contacto: Nombre del enlace comercial principal.
- Nombre de la compañía: Razón social de la empresa.
- Nombre y Apellido: Datos personales del representante.
- Email, Teléfono y Celular: Canales de contacto del cliente.
- Sufijo: Sigla identificativa única para la generación automática de códigos.
- Tipo y Número de Documento de Identidad: Parámetros de identificación (ej. NIT, Cédula).
- Ciudad: Localización de la empresa.
- Tipo de persona: Clasificación legal (ej. Persona Jurídica o Persona Natural).
- Responsabilidad fiscal: Clasificación tributaria ante el ente regulador de impuestos.
- Compañía responsable: Organización del grupo empresarial que responde legalmente.
- Sitio Web, Tipo de contacto y Saludo de contacto: Información comercial complementaria.
- Estado: Estado comercial inicial (ej. Activo).
- Redes Sociales: Cuentas oficiales de X (Twitter) y Facebook.
- Fuente: Usuario del sistema que refirió o gestionó la captación del cliente.
- Información de Pago:
- Términos de pago: Plazo concedido para el pago de facturas (ej. Contado, 15 días, 30 días).
- Etiqueta de términos de pago: Glosa informativa en factura.
- Divisa: Moneda pactada para las transacciones comerciales.
- Precisión del precio: Número de decimales permitidos en los montos de facturación.
- Información de Facturación:
- Dirección de facturación, ciudad, departamento, código postal, país y nombre de atención (contacto responsable de recibir la correspondencia de cobro).
- Información de Envío:
- Dirección de entrega, ciudad, departamento, código postal, país y persona de atención para la recepción de entregables físicos.
- Información Complementaria:
- Notas: Comentarios o indicaciones especiales del cliente.
- Información Básica:
- Haga clic en "Agregar" para guardar.
[Imagen ilustrativa: Formulario Agregar Cliente - Básico]
[Imagen ilustrativa: Formulario Agregar Cliente - Facturación y Envío]
3. Editar un Cliente
Para modificar los datos tributarios, plazos de pago o direcciones de un cliente:
- Haga clic en el botón "Editar" (icono de lápiz ✏️) en la fila del cliente.
- Modifique los datos requeridos en el panel lateral precargado.
- Haga clic en "Actualizar" para guardar los cambios.
[Imagen ilustrativa: Formulario Editar Cliente]
4. Borrar un Cliente
Para dar de baja a un cliente del catálogo:
- Haga clic en el icono de papelera (🗑️) del cliente correspondiente.
- Confirme la acción en el modal emergente.
CAUTION
El sistema denegará la eliminación si el cliente tiene proyectos activos asociados en la plataforma, protegiendo así la integridad de la base de datos histórica de proyectos y facturas.
[Imagen ilustrativa: Modal Confirmación de Eliminación de Cliente]
5. Exportar Clientes
Haga clic en el botón de descarga superior derecho de la tabla para descargar el listado total de clientes de la organización en formato .CSV.
[Imagen ilustrativa: Exportación de Clientes]
Permisos Técnicos Requeridos
La gestión de la base de datos de clientes requiere las siguientes claves de autorización:
customers_read: Permite el acceso a la vista, visualización de la tabla y búsquedas.customers_create: Habilita el formulario de creación e inserción de nuevos clientes.customers_update: Permite la modificación y actualización de datos de la ficha del cliente.customers_delete: Habilita la eliminación definitiva de clientes que no tengan proyectos activos.customers_export: Habilita la descarga del archivo.CSVde clientes.