Gestión y Aprobación de Nómina
Descripción, Propósito y Objetivo
NOTE
La vista de Gestión de Nómina (o Nómina ERP) es el módulo encargado del procesamiento, auditoría y aprobación mensual de los honorarios y salarios a liquidar a los colaboradores de la organización con base en su tiempo reportado.
Una Solicitud de Nómina (o Reporte de Periodo) es un documento digital que consolida el total de Horas Regulares y Horas Extras laboradas por un colaborador durante un mes específico en sus proyectos asignados. La solicitud avanza por un flujo jerárquico de estados: Pending PM (pendiente de aprobación por el líder del proyecto), Pending Accounting (aprobado por el líder y pendiente de revisión contable), Approved (aprobado y listo para pago) y Rejected (rechazado con observaciones para su corrección).
El objetivo de este módulo es automatizar la liquidación de haberes mensuales cruzando la información contractual con el seguimiento de tiempo, garantizando la transparencia en los cobros y agilizando el flujo de aprobaciones contables.
Contexto de Uso
Este módulo es utilizado de manera coordinada por:
- Colaboradores: Para generar y enviar su reporte consolidado de horas al finalizar el mes.
- Project Managers (PMs): Para revisar y aprobar las horas reportadas en sus proyectos a cargo (Aprobación de PM).
- Contabilidad y Finanzas: Para realizar la revisión tributaria final y autorizar los desembolsos de pago (Aprobación Contable).
Acciones Posibles
1. Consultar Historial de Nóminas
Muestra una tabla con el histórico de solicitudes de nómina del usuario, detallando el año, mes, divisa de pago, fecha de registro y el Estado General de la solicitud (Pendiente, Aprobada, Rechazada).
[Imagen ilustrativa: Histórico de Solicitudes de Nómina]
2. Crear y Enviar Solicitud de Nómina Mensual
Para radicar el reporte de cobro del mes vencido:
- Haga clic en "Agregar solicitud de nómina" en la parte superior del panel.
- En el formulario lateral, seleccione el Mes a registrar utilizando el selector de fecha (el cual restringe la vista a selección de Año-Mes).
- Haga clic en el botón "Generar reporte de seguimiento de tiempo". El sistema recopilará de forma automática las horas registradas por el usuario en dicho mes y las agrupará en tarjetas por cada proyecto, detallando:
- Horas regulares: Horas ordinarias validadas según contrato.
- Horas extras: Horas adicionales reportadas.
- Horas totales: Sumatoria de tiempo laborado.
- Horas esperadas: Parámetro contractual mínimo requerido para el periodo.
- Para cada proyecto consolidado, ingrese un Comentario que justifique el trabajo realizado en el mes.
- Haga clic en "Agregar" para enviar la solicitud al flujo de aprobación.
[Imagen ilustrativa: Formulario Agregar Solicitud de Nómina]
3. Gestionar Aprobaciones Pendientes (Para Roles de PM / Contabilidad)
Los usuarios con permisos de aprobación verán la pestaña "Aprobaciones pendientes":
Aprobaciones Pendientes de PM
Los líderes de proyecto visualizan las hojas de horas consolidadas de los colaboradores asignados a sus proyectos. Pueden abrir el detalle, comparar con las metas de desarrollo y hacer clic en "Aprobar" o "Rechazar" (ingresando un motivo de rechazo en caso negativo).
Aprobaciones Pendientes de Contabilidad
Una vez que el PM aprueba la solicitud, esta se traslada a la cola de contabilidad. El equipo financiero valida los costos calculados según divisa y tarifas horarias de los contratos vigentes. Aprueban la solicitud finalizando el proceso, o la rechazan devolviéndola al inicio del flujo.
[Imagen ilustrativa: Bandeja de Aprobaciones de Nómina]
4. Corregir y Re-enviar Nómina Rechazada
Si una solicitud de nómina es devuelta con estado Rejected:
- Ubique el registro en la tabla general (se habilitará el botón de edición únicamente para registros rechazados).
- Haga clic en "Editar" (icono de lápiz ✏️).
- Modifique los comentarios, ajuste las horas en su módulo de seguimiento si es necesario, y haga clic en "Actualizar" para volver a procesar y enviar la solicitud a revisión.
[Imagen ilustrativa: Corregir Nómina Rechazada]
5. Exportar Reportes de Nómina
Permite descargar la información salarial consolidada en formato .CSV haciendo clic en el icono de descarga. Útil para integraciones con software bancario o contable externo.
Permisos Técnicos Requeridos
El acceso a los flujos salariales está controlado por los siguientes privilegios:
payroll_read: Permite el acceso a la pestaña personal de nómina y consulta de históricos.payroll_create: Habilita la acción de generar reportes mensuales de seguimiento de tiempo y radicar solicitudes.payroll_update: Permite la corrección de solicitudes que cuenten con estado Rejected.payroll_export: Permite descargar los consolidados en formato.CSV.payroll_approve_pm: Autoriza la aprobación o rechazo en primer nivel de liderazgo de proyecto.payroll_approve_accounting: Autoriza la aprobación financiera de segundo nivel y cierre de nómina para pago.