Gestión de Contratos de Colaboradores
Descripción, Propósito y Objetivo
NOTE
La vista de Gestión de Contratos de Colaboradores (o Contratos de Usuarios) es el módulo del ERP destinado al registro, control salarial y tarifación horaria del personal vinculado comercial o laboralmente con la organización.
Un Contrato de Colaborador es el registro digital que define las condiciones contractuales y de remuneración de un usuario interno o externo. Cada registro detalla el Tipo de Contrato (ej. Término Indefinido, Prestación de Servicios), el Salario base, la Divisa, el Costo por Hora (tarifa utilizada para valorar el tiempo registrado en los proyectos), el Costo por Hora Extra, la vigencia temporal (Fecha de inicio y Fecha de fin) y la reserva de Días de Vacaciones por Año.
El objetivo de esta vista es centralizar la información de costos del talento humano de la empresa, sirviendo de base directa para el cálculo automático del costo de los proyectos, la facturación por horas trabajadas y la liquidación periódica de nómina.
Contexto de Uso
Este módulo es utilizado por el equipo de Recursos Humanos, contabilidad y gerencia financiera para:
- Registrar nuevas vinculaciones: Formalizar las condiciones salariales y de costos de un nuevo empleado o contratista.
- Asignar costos operativos por hora: Definir la tarifa horaria estándar de cada colaborador para calcular la rentabilidad real de los proyectos en los que reporta horas.
- Gestionar renovaciones y prórrogas: Marcar contratos como Extensión y definir nuevas fechas de fin y ajustes salariales.
- Monitorear la vigencia del personal: Consultar de forma unificada qué contratos están activos o por vencer.
Acciones Posibles
1. Consultar y Buscar Contratos de Personal
Presenta una tabla general con el listado de contratos de la organización, mostrando:
- Usuario: Nombre completo del colaborador.
- Tipo de contrato: Tipo de vinculación legal.
- Salario e Información Monetaria: Monto, divisa de pago y precisión decimal de los precios.
- Costos Operativos: Costo por hora estándar y costo por hora extra.
- Vigencia: Fecha de inicio, fecha de fin y estado de actividad (¿Activo?).
- Vacaciones: Días de descanso anuales acumulables.
- Extensión: Si es una renovación contractual.
Utilice el buscador superior para filtrar por el nombre del colaborador o tipo de contrato.
2. Agregar un Nuevo Contrato
Para registrar un acuerdo contractual:
- Haga clic en el botón "Agregar contrato" en la esquina superior derecha.
- Diligencie el formulario lateral con los parámetros del contrato:
- Usuario: Busque y seleccione al colaborador de la lista autocompletable de usuarios de la organización.
- Tipo de contrato: Seleccione el tipo de acuerdo de la lista autocompletable.
- Salario: Ingrese el monto de remuneración base mensual.
- Divisa: Seleccione la moneda de pago de la lista de divisas habilitadas.
- Precisión del precio: Especifique el número de decimales para los cálculos de nómina.
- Costo por hora: Ingrese la tarifa horaria estándar para el costeo de proyectos.
- Costo por hora extra: Escriba el valor de la tarifa por horas extraordinarias.
- Fecha de inicio: Seleccione la fecha de comienzo del contrato utilizando el calendario interactivo.
- Fecha de fin: Ingrese la fecha de terminación del acuerdo (obligatorio para contratos a término fijo, opcional para indefinidos).
- Días de vacaciones por año: Ingrese el número de días de descanso remunerados a los que tiene derecho anualmente.
- Extensión: Marque esta casilla de verificación si el contrato corresponde a un anexo o prórroga de un contrato previo.
- Haga clic en "Agregar" para guardar.
3. Editar un Contrato
Para registrar un aumento salarial, modificar las tarifas por hora o prorrogar la fecha de fin:
- Ubique el contrato del colaborador y haga clic en "Editar" (icono de lápiz ✏️).
- Realice las modificaciones pertinentes en el formulario lateral y presione "Actualizar" para aplicar los cambios contables de inmediato.
4. Borrar un Contrato
Para eliminar permanentemente una ficha contractual:
- Haga clic en el icono de papelera (🗑️) del contrato correspondiente.
- confirme la acción en el cuadro emergente.
CAUTION
El borrado de un contrato es irreversible. El sistema impedirá la eliminación si existen registros de horas aprobados o nóminas pagadas asociadas a la vigencia del contrato, para evitar inconsistencias en los reportes contables e históricos de facturación.
5. Exportar Reporte de Contratos
Haga clic en el botón de descarga en la parte superior derecha de la tabla para exportar la base de datos de contratos vigentes e históricos a un archivo de hoja de cálculo en formato .CSV.
Permisos Técnicos Requeridos
El control de la información contractual y salarial está regulado por los siguientes privilegios:
user_contracts_read: Permite el acceso a la vista, visualización de la tabla general y consulta de salarios básicos.user_contracts_create: Habilita la acción de agregar nuevos contratos y fijar tarifas horarias.user_contracts_update: Autoriza la modificación de salarios, prórrogas de fechas y redefinición de costos por hora.user_contracts_delete: Permite borrar registros contractuales de la base de datos (restringido por integridad financiera).user_contracts_export: Habilita la descarga del listado en formato.CSV.